Vertrieb
Angebotsanfragen gehen an die Menschen, die sie bearbeiten können. Sie antworten direkt an den ursprünglichen Absender.
E-Mails automatisch
ans richtige Team.
Rechnungen an die Buchhaltung. Anfragen an den Vertrieb. InboxRobot leitet eingehende E-Mails aus info@ oder support@ mit KI nach Inhalt weiter. Euer Team arbeitet im gewohnten Mailprogramm.
info@example.com
Weitergeleitet an
Buchhaltung
finance@example.com
Zuständig für Rechnungen, Belege und Zahlungsfragen.
Weitergeleitet an
Kundenservice
support@example.com
Zuständig für Bestellungen, Lieferungen und Kundenfragen.
Zur PrĂĽfung
Bleibt im Posteingang
Unklare Nachrichten bleiben ungelesen, damit ein Mensch sie prĂĽfen kann.
Das Original bleibt im Posteingang. Dies ist ein Beispiel mit fiktiven Mails.
Euer Team behält sein Mailprogramm
Weitergeleitete E-Mails kommen dort an, wo ihr schon arbeitet.
Vom gemeinsamen Postfach zum richtigen Empfänger
Einmal Zuständigkeiten festlegen. InboxRobot übernimmt die Zuordnung eingehender Mails.
1
Ausgangspostfach verbinden
Verbindet das Postfach, in dem eure Team-Mails eingehen. InboxRobot benötigt IMAP-Zugang zum Lesen und SMTP-Zugang zum Weiterleiten.
2
Beschreiben, wer was bekommt
Hinterlegt eine Zieladresse und beschreibt ihre Zuständigkeit: „Rechnungen und Zahlungsfragen“ oder „Angebotsanfragen und Neukunden“.
3
Eingehende Mails zuordnen lassen
InboxRobot gleicht jede E-Mail mit euren Beschreibungen ab und leitet passende Nachrichten weiter. Ohne klare Zuordnung bleibt die Mail ungelesen zur PrĂĽfung durch euer Team.
Eine Teamadresse. Unterschiedliche Zuständigkeiten.
Buchhaltung
Rechnungen, Belege und Zahlungsfragen erreichen eure Buchhaltungsadresse, statt in info@ auf die Weiterleitung zu warten.
Kundenservice
Fragen zu Bestellungen und Lieferungen erreichen euren Kundenservice. Ihr legt fest, welche Themen dorthin gehören.
Sehen, was mit jeder E-Mail passiert
Der Verlauf zeigt, welche Nachrichten weitergeleitet, als Spam markiert oder zur Prüfung belassen wurden. So könnt ihr die Zuordnung zu euren hinterlegten Empfängern nachvollziehen.
Beispielansicht mit fiktiven Nachrichten.
Euer bestehendes Postfach bleibt der Ausgangspunkt
Verbindet ein Postfach mit unterstütztem IMAP- und SMTP-Zugang. Ob die Verbindung möglich ist, hängt von den Einstellungen eures Anbieters ab. Euer Team erhält weitergeleitete Nachrichten an seinen bestehenden E-Mail-Adressen.
Beispielansicht mit fiktiven Nachrichten.
Zuständigkeiten beschreiben statt Regeln schreiben
„Rechnungen, Belege und Zahlungserinnerungen an finance@example.com.“ InboxRobot gleicht die Bedeutung einer Nachricht mit eurer Beschreibung ab. So braucht ihr keine eigene Regel für jede Betreffzeile.
Beispielansicht mit fiktiven Nachrichten.
KI für die Zuordnung. Menschen für das Gespräch.
InboxRobot ordnet E-Mails über 2342.ai zu, unsere von Nürnberg aus betriebene KI-Plattform. Die Antworten schreibt euer Team. Die Originale bleiben im Ausgangspostfach; InboxRobot löscht oder verschiebt sie nicht.
Mehr zur Datenverarbeitung
Gebaut fĂĽr ein bekanntes Problem: Wer verteilt die Mails?
In meiner Arbeit als IT-Berater habe ich oft erlebt, wie gemeinsame Adressen zur Sortieraufgabe für das ganze Team werden. Jemand muss jede Nachricht lesen, die zuständige Person finden und sie weiterleiten.
Ich habe InboxRobot gebaut, um diesen Schritt zu übernehmen. Ihr beschreibt die Zuständigkeiten, die Software ordnet eingehende Mails zu, und euer Team arbeitet im bestehenden Mailprogramm weiter.
Weniger Zeit fĂĽrs Weiterleiten. Mehr Zeit fĂĽrs Antworten.
Wie arbeitet euer Team mit E-Mails?
Unsere Ratgeber erklären den Unterschied zwischen einem gemeinsamen Postfach, einer gebündelten Posteingangsansicht und der Weiterleitung nach Inhalt.
Preise
Einfache, transparente Preise, die sich an die Größe deines Unternehmens anpassen.
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Häufig gestellte Fragen
Was ihr vor dem Verbinden eures Team-Postfachs wissen solltet
Was macht InboxRobot anders als eine Weiterleitungsregel?
Eine Weiterleitungsregel prüft meist Absender oder bestimmte Wörter. InboxRobot gleicht den Inhalt einer E-Mail mit KI gegen eure Zielbeschreibungen ab. Ihr beschreibt Zuständigkeiten, statt jede mögliche Betreffzeile aufzulisten.
Sortiert InboxRobot Nachrichten in Ordner?
Nein. InboxRobot leitet passende Nachrichten an hinterlegte E-Mail-Adressen weiter. Es markiert verarbeitete Nachrichten und belässt die Originale im Ausgangspostfach. Bestehende Regeln und Filter eures Anbieters können weiterhin greifen.
Welche Postfächer kann ich verbinden?
Das Ausgangspostfach benötigt kompatiblen IMAP- und SMTP-Zugang. Ob dieser verfügbar ist, hängt von eurem Anbieter und den Kontoeinstellungen ab. Zum Empfangen weitergeleiteter Mails braucht euer Team keine InboxRobot-Erweiterung in Outlook, Gmail oder Thunderbird.
Was passiert ohne klare Zuordnung?
Eine Nachricht ohne klares Ziel bleibt ungelesen zur Prüfung durch euer Team. Ihr könnt die Zielbeschreibungen anpassen, wenn ihr seht, welche Themen im Postfach eingehen.
Bei wem kommen Antworten auf weitergeleitete Mails an?
InboxRobot setzt den ursprĂĽnglichen Absender als Antwortadresse. Wenn jemand aus eurem Team antwortet, adressiert das Mailprogramm die Antwort an diesen Absender. InboxRobot schreibt oder versendet die Antwort nicht selbst.
Wie kann ich InboxRobot ausprobieren?
Startet mit einem 14-tägigen Test, verbindet ein geeignetes Postfach und hinterlegt eure Ziele. Prüft im Verlauf, wie eingehende Nachrichten zugeordnet werden, bevor ihr weitere Adressen einbindet.
Die nächste E-Mail kann direkt beim richtigen Team landen.
Testet InboxRobot 14 Tage kostenlos. Startet mit einem Postfach und den Menschen, die seine Nachrichten bearbeiten.