Datenschutzerklärung

Wirksam ab: 6. Februar 2025

anycast.io UG (haftungsbeschränkt) (nachfolgend “wir”, “uns” oder “unser”) nimmt den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Um Ihre Privatsphäre besser zu schützen, erläutern wir in dieser Datenschutzerklärung, wie Ihre personenbezogenen Daten erfasst, verarbeitet und genutzt werden.

1. Wer erfasst Ihre Daten?

Wir sind Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie unsere Website und Dienste (“Services”) nutzen. Für KI-gestützte E-Mail-Klassifizierung nutzen wir 2342.ai als kontrollierte deutsche KI-Plattform. 2342.ai wird aus Deutschland betrieben und stellt API-kompatiblen Zugriff auf freigegebene SOTA-Modelle mit zentralen Zugriffs-, Nutzungs- und Governance-Kontrollen bereit.

2. Welche Daten wir erfassen

Kontodaten

Profilinformationen: Name, E-Mail-Adresse, Avatar/Profilbild
Authentifizierungsdaten: Gehashte Passwörter, Bestätigungszeitstempel, Zwei-Faktor-Authentifizierung (falls aktiviert)
Zugriffsinformationen: Letzte Anmeldezeit, IP-Adressen, Browserdetails
Kontoeinstellungen: Marketing-E-Mail-Präferenzen, Beta-Feature-Zugriff, Kontostatus

Organisationsdaten

Teaminformationen: Organisationsnamen, Mitgliedsrollen, Beitrittsdaten
Nutzungsmetriken: E-Mail-Verarbeitungszähler, API-Nutzungsstatistiken

E-Mail-Verarbeitungsdaten (InboxRobot-Funktion)

E-Mail-Metadaten: Absenderadressen, Empfänger, Betreffzeilen, Nachrichten-IDs
Verarbeitungsaufzeichnungen: Weiterleitungsaktionen, Spam-Klassifizierungen, Zeitstempel
Mail-Kontoeinstellungen: IMAP/SMTP-Konfigurationen (verschlüsselt)
Hinweis: E-Mail-Inhalte werden nur temporär verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert

Aktivitäts- und Systemdaten

Aktivitätsprotokolle: Benutzeraktionen im System (begrenzt auf die 1000 neuesten Einträge)
Benachrichtigungen: Systembenachrichtigungen und Warnungen
Technische Daten: Browserinformationen, Zeitstempel, verweisende Seiten für die Administration

3. E-Mail-Verarbeitung & KI-Dienste

InboxRobot E-Mail-Automatisierung

Automatisierte Verarbeitung: Wir verarbeiten E-Mails über IMAP-Verbindungen gemäß Ihren konfigurierten Regeln
Datenspeicherung: E-Mail-Metadaten (Absender, Betreff, Zeitstempel) werden für Buchhaltung und Historie gespeichert
E-Mail-Inhalte: Nachrichteninhalte werden temporär zur Klassifizierung verarbeitet, aber nicht dauerhaft gespeichert
Verarbeitungslimits: Unterliegt planbasierten Limits für die Anzahl der verarbeiteten E-Mails pro Monat
E-Mail-Historie: Verarbeitungsaufzeichnungen werden je nach Abonnement-Plan aufbewahrt (6-24 Monate)

KI-gestützte Funktionen

Standardmäßig DSGVO-konform: Die E-Mail-Klassifizierung läuft über 2342.ai mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen. Es gibt keinen nutzerseitigen Schalter, der die KI-Verarbeitung auf eine nicht DSGVO-konforme Option herabstuft.
Kontrollierter Modellzugang: 2342.ai dient als Governance-Schicht für freigegebene Modelle, mit zentralem API-Zugang, nachvollziehbarer Nutzung und deutschem Plattformbetrieb.
Keine dauerhafte Speicherung von E-Mail-Inhalten: Nachrichteninhalte werden temporär zur Klassifizierung verarbeitet und von InboxRobot nicht dauerhaft gespeichert.

4. Cookies und Tracking

Essenzielle Cookies

Sitzungsverwaltung: Authentifizierungs- und Sicherheits-Cookies für den Login
Angemeldet bleiben: Optionaler Langzeit-Authentifizierungs-Cookie (60 Tage) bei Aktivierung
Spracheinstellung: Speichert Ihre gewählte Sprache (1 Jahr)

Analytik (Datenschutzfreundlich)

Plausible Analytics: Wir nutzen Plausible.io für datenschutzfreundliche, cookiefreie Analytik
Keine personenbezogenen Daten: Plausible erfasst nur aggregierte Statistiken ohne individuelle Nutzer zu tracken
EU-basiert: Alle Analytikdaten werden in der EU verarbeitet und gespeichert
Keine Cookie-Zustimmung erforderlich: Da Plausible keine Cookies verwendet oder personenbezogene Daten sammelt

5. Drittanbieter-Dienste

Wir integrieren folgende Drittanbieter-Dienste:

Zahlungsabwicklung

Stripe: Wickelt alle Zahlungstransaktionen sicher ab. Wir speichern keine Kreditkartendaten.
Kundendaten: Stripe-Kunden-IDs und Abonnementstatus werden mit unserem System synchronisiert

Infrastruktur-Dienste

E-Mail-Versand: Drittanbieter-SMTP-Dienste für Transaktions-E-Mails
Dateispeicherung: Cloud-Speicheranbieter für hochgeladene Dateien (Avatare, etc.)

Analytik

Plausible.io: Datenschutzfreundliche, DSGVO-konforme Analytik (keine Cookies, EU-basiert)

Alle Drittanbieter-Dienste sind durch Auftragsverarbeitungsverträge zur DSGVO-Konformität verpflichtet.

6. Links zu Websites Dritter

Diese Website enthält Links zu externen Seiten. Für die dort geltenden Datenschutzrichtlinien übernehmen wir keine Verantwortung.

7. Sicherheit

Wir schützen Ihre persönlichen Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Dennoch kann keine Methode der Online-Datenübertragung oder -Speicherung absolute Sicherheit gewährleisten.

8. Ihre Datenschutzrechte

Unter der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

Zugriff & Portabilität

Datenexport: Fordern Sie einen vollständigen Export Ihrer personenbezogenen Daten über Ihre Kontoeinstellungen an
Ratenbegrenzung: Ein Exportantrag pro Stunde zur Missbrauchsprävention
Format: Daten werden im lesbaren HTML-Format bereitgestellt

Berichtigung & Löschung

Profilaktualisierungen: Bearbeiten Sie Ihre Informationen direkt in den Kontoeinstellungen
Kontolöschung: Soft-Delete (markiert Konto als gelöscht, behält aber Daten zur Wiederherstellung)
Teamlöschung: Hard-Delete von Organisationsdaten, wenn der Teaminhaber das Team löscht
Datenspeicherung: Gelöschte Kontodaten können für rechtliche/steuerliche Anforderungen aufbewahrt werden

Kontrolle & Einwilligung

Marketing-Kommunikation: Opt-in/Opt-out für Marketing-E-Mails in den Einstellungen
Cookie-Präferenzen: Verwaltung über Browsereinstellungen
KI-Verarbeitung: Die KI-gestützte E-Mail-Klassifizierung ist standardmäßig DSGVO-konform konfiguriert und wird nicht als schwächere nutzerseitig wählbare Verarbeitungsoption angeboten

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter support@inboxrobot.de

9. Datenspeicherung

Aktive Konten: Daten werden für die Dauer der Servicenutzung gespeichert
E-Mail-Historie: 6-24 Monate basierend auf dem Abonnementplan, dann automatisch gelöscht
Aktivitätsprotokolle: Begrenzt auf die 1000 neuesten Einträge
Gelöschte Konten: Soft-gelöscht, können für rechtliche Compliance aufbewahrt werden
Finanzunterlagen: 7 Jahre für Steuer-/Buchhaltungsanforderungen (deutsches Recht)
Backups: 30-tägige Backup-Aufbewahrung für Disaster Recovery

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem oben genannten Datum. Bei wesentlichen Änderungen benachrichtigen wir Sie per E-Mail oder durch einen Hinweis auf unserer Website. Bitte überprüfen Sie diese Seite regelmäßig, um auf dem Laufenden zu bleiben.

11. Auftragsverarbeitungsvertrag

Für Geschäftskunden, die einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß DSGVO Artikel 28 benötigen, kontaktieren Sie uns bitte für unseren Standard-AVV.

12. Kontaktinformationen & Datenschutzbeauftragter

Für datenschutzbezogene Fragen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte:

E-Mail: support@inboxrobot.de
Verantwortlicher: anycast.io UG (haftungsbeschränkt)
Adresse: Hintere Strasse 125a

Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde einzureichen.