Software-Nutzungsvereinbarung

§ 1 Leistungsumfang

Kernplattform

Wir bieten InboxRobot, eine KI-gestützte E-Mail-Automatisierungsplattform mit:

Automatisierte E-Mail-Verarbeitung via IMAP/SMTP-Integration
Mehrmandantenfähige Teamverwaltung mit rollenbasiertem Zugriff
Echtzeit-Analytik und Nutzungs-Dashboards
DSGVO-konforme Datenexport- und Löschtools

Technische Spezifikationen

Planbasierte E-Mail-Verarbeitungslimits (monatliche Quoten)
Mail-Konto-Limits pro Organisation
E-Mail-Historie-Aufbewahrung: 6-24 Monate je nach Plan
Aktivitätsprotokoll-Aufbewahrung: 1000 neueste Einträge
Abonnementverwaltung über Stripe-Zahlungsgateway

§ 2 Support-Verantwortung

Die Verantwortung für den Support liegt vollständig beim Kunden. Supportfälle werden über unsere Website verwaltet.

§ 3 Nutzungsrechte

Lizenzgewährung

Nicht-exklusive, nicht übertragbare Lizenz während aktivem Abonnement
Teambasierte Lizenzierung mit mehreren Nutzern pro Organisation
Zugriff über Webinterface und API (wo verfügbar)

Nutzungsbeschränkungen

Kein Reverse Engineering oder Dekompilierung
Kein Weiterverkauf oder Unterlizenzierung
Einhaltung planbasierter Nutzungslimits erforderlich
Kein automatisiertes Scraping oder exzessive API-Aufrufe

§ 4 Vertragslaufzeit

Die Mindestvertragslaufzeit beträgt einen (1) Monat. Danach kann der Vertrag monatlich gekündigt werden. Die maximale Lizenzlaufzeit beträgt zwölf (12) Monate.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

Die monatlichen Gebühren richten sich nach dem jeweiligen Abo-Plan. Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig. Nach Ablauf der 14 Tage kann der Dienst bis zur vollständigen Bezahlung ausgesetzt werden.

§ 6 Pflichten des Kunden

Technische Anforderungen

Bereitstellung gültiger IMAP/SMTP-Zugangsdaten für Mail-Konten
Sicherstellung der E-Mail-Konto-Berechtigungen für Verarbeitung
Pflege genauer Konto- und Abrechnungsinformationen

Rechtliche Compliance

Einholung notwendiger Einwilligungen für E-Mail-Verarbeitung
Einhaltung anwendbarer Datenschutzgesetze (DSGVO, etc.)
Sicherstellung der Rechtsgrundlage für automatisierte E-Mail-Verarbeitung
Respektierung der Datenschutzrechte von E-Mail-Empfängern

Zulässige Nutzung

Keine Verarbeitung illegaler oder schädlicher Inhalte
Keine Umgehung von Service-Beschränkungen
Keine Aktivitäten, die die Systemleistung beeinträchtigen
Einhaltung der Nutzungsrichtlinien der KI-Anbieter

§ 7 Gewährleistung und Haftung

Service-Gewährleistung

Software wird “wie besehen” ohne Garantien bereitgestellt
Keine Garantie für 100% Spam-Erkennungsgenauigkeit
Keine Garantie für unterbrechungsfreien Service
Best-Effort-E-Mail-Verarbeitung basierend auf konfigurierten Regeln

Haftungsbeschränkungen

Maximale Haftung: Gebühren der letzten 12 Monate
Keine Haftung für indirekte oder Folgeschäden
Keine Verantwortung für verpasste E-Mails oder Kommunikation
Keine Haftung für KI-Fehlklassifizierungen
Volle Haftung bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz

Drittanbieter-Dienste

Nicht verantwortlich für Stripe-Zahlungsverarbeitungsprobleme
Nicht haftbar für Mistral AI oder OpenAI Service-Unterbrechungen
Kunde übernimmt Risiko bei Wahl der Nicht-DSGVO-KI-Option

§ 8 Datenschutz und Datensicherheit

Datenverarbeitung

E-Mail-Metadaten (Absender, Betreff, Zeitstempel) für Servicebetrieb gespeichert
E-Mail-Inhalte temporär verarbeitet, nicht dauerhaft gespeichert
Nutzerprofil- und Einstellungsdaten verschlüsselt gespeichert
IMAP/SMTP-Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert
Verarbeitungsprotokolle gemäß Planlimits aufbewahrt

Sicherheitsmaßnahmen

Passwort-Hashing mit bcrypt
Optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP)
Sitzungsbasierte Authentifizierung mit Timeouts
Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
Daten in EU/deutschen Rechenzentren gehostet

KI-Verarbeitungsoptionen

DSGVO-konform (Standard): Mistral AI (EU-basierte) Verarbeitung
Alternative: OpenAI (USA-basiert) - Kunde übernimmt Compliance-Risiko
Kunde kann jederzeit zwischen Optionen wechseln
KI-Anbieter durch ihre jeweiligen Datenschutzrichtlinien gebunden

§ 9 Vertragsänderungen

Wir behalten uns das Recht vor, unser Angebot zu erweitern und zusätzliche Funktionspakete anzubieten. Eventuelle Erweiterungen können neue Vertragsdokumente erfordern.

§ 10 Gerichtsstand und anwendbares Recht

Gerichtsstand ist Nürnberg, Deutschland. Es gilt deutsches Recht.

§ 11 Updates und Wartung

Über neue Software-Updates informieren wir per E-Mail. Die Installation obliegt dem Kunden.

§ 12 Service-Level-Agreements (SLA)

Sofern nicht ausdrücklich vereinbart, existieren keine SLA bzgl. Verfügbarkeit oder Reaktionszeiten.

§ 13 Schulung und Einweisung

Die Software ist benutzerfreundlich, sodass keine zusätzliche Schulung erforderlich ist.

§ 14 Nutzungsbeschränkungen

Es gibt keine geografischen oder nutzerbezogenen Einschränkungen. Die Software enthält ein Lizenzmodell.

§ 15 Compliance und Zertifizierungen

DSGVO-Compliance

Betroffenenrechte implementiert (Zugriff, Löschung, Portabilität)
Privacy-by-Design-Prinzipien
Auftragsverarbeitungsverträge für Geschäftskunden verfügbar
Regelmäßige Compliance-Überprüfungen

Implementierung der Betroffenenrechte

Export: Vollständiger Datenexport im HTML-Format (ratenbegrenzt auf 1/Stunde)
Löschung: Soft-Delete für Nutzer, Hard-Delete für Organisationen
Berichtigung: Direkte Profilbearbeitung in Kontoeinstellungen
Zugriff: Transparente Datenerfassung in Datenschutzerklärung offengelegt

Aufbewahrungsrichtlinien

E-Mail-Historie: 6-24 Monate dann auto-gelöscht
Aktivitätsprotokolle: Rollendes 1000-Einträge-Limit
Finanzunterlagen: 7 Jahre (deutsches Steuerrecht)
Backup-Aufbewahrung: 30 Tage für Disaster Recovery

§ 16 Streitbeilegung

Es existieren keine spezifischen Regelungen zu Mediation oder Schiedsgerichtsbarkeit.

§ 17 Widerrufsrecht

Da es sich um ein reines B2B-Geschäft handelt, besteht kein Widerrufsrecht.

§ 18 Verfügbarkeit von Daten

Der Kunde hat stets Zugriff auf seine Daten, da wir diese nur verarbeiten und nicht speichern.

§ 19 Mitwirkungspflichten des Kunden

Es sind keine besonderen Mitwirkungspflichten vorgesehen.

§ 20 Exklusivitäts- und Konkurrenzklauseln

Es bestehen keine Vereinbarungen zu Exklusivität oder Wettbewerbsverboten.